Onko tilasi tehokkaassa käytössä?

Miten toimitilaa käytetään tehokkaasti? Tiedätkö, miten ja milloin yksittäiset työpisteet ovat kustannustehokkaita vai vaatisivatko ne uudelleen järjestelyjä? Entäpä onko kaikki tilat vuokrattu ja vuokrat laskutettu?

Rapal kehitti Optimaze-käyttöjärjestelmää pitkälti valtionhallintoa varten. Siinä yhdistettiin käyttäjä ja omistaja samaan tilanhallintajärjestelmään. Ohjelmiston ympärille tulivat myös palvelut.

Tilanhallinta automatisoituu ja tilankäyttöä tehostetaan muuttuvissa työympäristöissä. Se on globaali ilmiö. Suomalainen Rapal tarjoaa työkaluja tilankäytön tehokkuuteen, vuokrauksenhallintaan sekä kiinteistöjohtamiseen. Palvelun käyttäjiä on 40 eri maassa ja Rapalin toimipisteet sijaitsevat Espoossa ja San Franciscossa.

Suunniteltu sote-uudistus aiheuttaa isoja muutostarpeita kuntien kiinteistöjohtamiselle. Uudistus tekee kunnista isoja vuokranantajia, kun nyt omassa käytössä olevat sote-tilat vuokrataan maakunnille 1.1.2021 alkaen.

Mistä on kyse?

Ammattimainen kiinteistöjohtaminen vaatii tuekseen nykyaikaisen tietojärjestelmän. Tilatietojen vieminen järjestelmään on oleellista. Pohjakuvat luovat graafisen näkymän tilatietoihin ja helpottavat niiden hallintaa. ”Asiakas voi itse ylläpitää tietoja tai osaa niistä tai vaihtoehtoisesti me autamme siinä. Tyypillisintä on, että me laadimme ja päivitämme pohjakuvat järjestelmään”, kertoo Optimazen liiketoimintajohtaja Kai Patja.

Tilatiedot havainnollistuvat pohjatietojen muuttuessa ja tulokset sekä raportit ovat asiakkaan helposti luettavissa. ”Graafisuus on oleellista, pohjakuva on tosi tärkeä väline, sillä näemme ihan eri lailla mitkä tilat ovat kyseessä ja missä ne tilat ovat, verrattuna tilalistoihin”, hän lisää.

Rapal ylläpitäjänä ja palvelun tuottajana sekä asiakas pääsevät yhdessä tietoihin käsiksi helposti selaimen avulla. Lisäksi käyttöoikeudet tietoihin voidaan monipuolisesti määritellä eri käyttäjille.

Myyntipäällikkö Mikko Heikkinen tekee yhteistyötä kuntien kanssa ja käy jatkuvaa dialogia kuntien päättäjien kanssa, mm. kiinteistöjohtamisen haasteista.

Esimerkkinä hän mainitsee pohjakuvien ylläpidon, joka vaatii erityisosaamista. ”Organisaatiot miettivät mihin tehtäviin kannattaa palkata työntekijöitä ja mitkä kannattaa ostaa palveluina. Näin jää aikaa omaan työhön, joka kunnilla on taata palveluja asukkailleen.”

Kunnat valmiiksi muutokseen

”Kuntien omasta käytöstä on siirtymässä yli 6 miljoonaa neliötä tiloja maakuntien käyttöön. Kunnat vuokraavat tilat Maakuntien tilakeskukselle”, valaisee Patja.

”Maakuntien tilakeskus on tulevaisuudessa Suomen suurin yksittäinen tiloja hallinnoiva organisaatio”, lisää Heikkinen.

Kai Patja kertoo, että kunnat ovat jo syöttäneet ja päivittäneet tietojaan siirtyvistä tiloista Optimazeen osana tilojen kartoitusta.

”Lisäksi Tilakeskus kilpailutti tilanhallintajärjestelmät ja valitsi meidät siihen ratkaisuksi. Seuraavaksi kunnat vuokraavat sote-tilansa ulos ja järjestelmät pitää sopeuttaa siihen. Kuntien pitää optimoida kiinteistöportfolionsa ja tulevaisuuden suunnittelu korostuu”, mainitsee Kai Patja.

Rapalissa tiedostetaan, että nykyaikainen ohjelmisto- ja palvelumyynti sekä kehitystyö ovat pitkälti tiedon jakamista ja asiakkaan haasteiden kartoittamista, yhdessä toimien. Tämä luo pitkäjänteisen pohjan palvelun jatkuvalle kehittämiselle asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.

RAPAL

  • suomalainen Avainlippu- yritys, jolla on tytäryhtiö Optimaze Inc. USA:ssa
  • on henkilöstön omistama ja omistajat toimivat kaikki myös yrityksessä, hallituksen jäsenistä työntekijöihin
  • tarjoaa ohjelmistoja ja palveluja kiinteistö- ja toimitilajohtamiseen, työympäristöjen kehittämiseen sekä infrahankkeiden taloudenhallintaan
  • Optimaze on ohjelmisto kiinteistö- ja toimitilajohtamisen tueksi ja Fore on ohjelmisto infrahankkeiden kustannusten hallintaa

Optimaze on Suomen johtava palvelu kiinteistö- ja toimitilatietojen hallintaan, joka kehittyy jatkuvasti yhteistyössä asiakkaiden kanssa.

Lue lisää: www.rapal.com